Implantación de nuevos sistemas informáticos de facturación

Tal como indica el Real decreto 1007/2023, del 5 de diciembre, también conocido como Reglamento Verifactu, con la voluntad de regular el registro de las operaciones en origen, las empresas estarán obligadas a utilizar unos sistemas informáticos de facturación con los requisitos técnicos y registrar cada operación, con unas especificaciones y formatos estandarizados, que incluirá una información muy detallada sobre el IVA similar a la exigida actualmente en el SII. Quedan exoneradas aquellas empresas que llevan los libros de registro de IVA a través del SII.

Además, aunque en un primer momento no se impondrá la obligación de enviar en tiempo real y de forma continua y automática, los sistemas informáticos de facturación sí que deberán tener esta capacidad de envío desde la entrada en vigor de la norma.

Las empresas productoras y comercializadoras de los sistemas informáticos han de adaptar sus productos para permitir el registro correcto de las operaciones con la información y el trato del IVA y la facturación correspondiente.

El sistema de envío permitirá, por otro lado, la generación de los llamados “sistemas de envío de verificación de facturas” o “VERIFACTU”, que permitirán, entre otras cuestiones, al receptor verificar que las facturas han estado remitidas por el emisor a la AEAT. También se establece la obligación que los sistemas de facturación cumplan unos requisitos técnicos determinados y registren las operaciones en formatos estandarizados. Han de tener la capacidad de remitir, voluntariamente de momento, los registros de facturación a la Agencia Tributaria de manera automática y segura.

Los nuevos sistemas informáticos de facturación afectan a empresas, empresarios y profesionales que emitan facturas ordinarias o simplificadas; a los contribuyentes del IS; los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas; a los contribuyentes del impuesto sobre la renta de No Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente; a las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas sin prejuicio de atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus socios. No afecta a los obligados al SII; a algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca; a aquellas operaciones excluidas de la obligación de facturar; a las empresas que hagan operaciones a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.

Los registros de facturación, una vez generados y registrados, no podrán ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise. Cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos registrados se ha de hacer a través de un registro de facturación adicional posterior, de manera que se conserven inalterables los datos originalmente registrados.

Además, los registros de facturación han de estar encadenados de manera que se pueda verificar el rastro siguiendo la secuencia de creación desde el primer día hasta el último. Los sistemas informáticos han de generar automáticamente un registro de facturación de alta de manera simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura. Procederá la generación de un registro de facturación de anulación cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea, por lo tanto, necesario anular el registro de facturación de alta correspondiente. Todos los registros han de incluir una huella digital de la factura inmediatamente anterior o, “hash” que ha de constar al registro de alta de la factura, de manera que cada una está referenciada a la anterior. Así mismo, han de estar firmados electrónicamente.

Sin embargo, los programas deberán llevar un registro de los eventos que realicen sus usuarios, como la encendida y la apagada, los errores producidos, o la instalación y actualizaciones realizadas y deberán poder ser consultados desde el mismo sistema informático.

El Reglamento establece que los programas de facturación deberán de cumplir tres requisitos básicos:

• Impedir la destrucción y modificación de las facturas emitidas.
• Todas las facturas se emitan con un código QR. En caso de que se emitan facturas electrónicas, el código QR se podrá substituir por el contenido el cual representa el código QR.
• Dar la opción a los usuarios de enviar facturas emitidas a la Agencia Tributaria.

Los sistemas informáticos de facturación han de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Será obligatorio para las empresas y los profesionales disponer de un programa de facturación adaptado a los requisitos legalmente establecidos, antes del 1 de julio de 2025, aunque esa fecha no es segura debido al atraso de la aprobación del reglamento y de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Las empresas productoras y comercializadoras de programario dispondrán del plazo de nueve meses, a partir de la publicación del Orden ministerial en que se detallan los requisitos técnicos de desarrollo del mismo reglamento para ofrecer los productos adaptados a la normativa. Así mismo, y en el mismo plazo de nueve meses que las empresas de programario, la AEAT deberá tener preparado el sistema para la recepción de las facturas emitidas para programario verificado.

Sistema Verifactu

Es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal.

Lo que Hacienda pretende con Verifactu es que las empresas envíen directamente a la Agencia Tributaria las facturas cuando se emitan. Se llama de facturas verificables, ya que escaneando el código QR el comprador podrá comprobar que la factura electrónica ha estado enviada a la administración tributaria.

El reglamento que establece el Verifactu obliga a los programarios de facturación a tener la capacidad de remitir la información de las facturas directamente a la AEAT. Los obligados tributarios que utilicen aplicaciones informáticas para la facturación podrán remitir voluntariamente (de momento) a la AEAT todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos.

Los sistemas que sean utilizados voluntariamente para enviar a la AEAT, sus registros de facturación tendrán la consideración de “sistemas de envío de facturas verificables” o “sistemas Verifactu”. Se entenderá que un obligado tributario opta por el sistema comentado por el hecho de iniciar sistemáticamente el envío de las facturas a la sede electrónica de la AEAT. La opción se prolongará al menos hasta la finalización del año natural en que se haya producido el primer envío de los registros de facturación.

El receptor de la factura podrá proporcionar de forma voluntaria determinada información a la AEAT facilitando los datos contenidos en el QR de la factura. En aquellos casos en que en la factura figure la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “Verifactu”, este envío por parte del receptor permitirá verificar que la factura recibida ha estado remesa en la AEAT por el emisor.

La Administración tributaria se puede personar en el lugar donde se encuentre el sistema informático, y exigir el acceso completo e inmediato donde residan los registros de facturación y eventos, o las copias seguras, así como la descarga, el volcado o copiado y consulta.

¿Puedo escoger no estar dentro del sistema Verifactu?

Si la empresa escoge el sistema Verifactu cada vez que emita una factura normal o simplificada, se comunicará a la Agencia Tributaria en tiempo real. Deberá controlarlo muy bien y ser muy diligente con todo lo relacionado con la emisión de facturas. Una vez cerrada una factura, no se podrá modificar ni eliminar.

Si la empresa no escoge el sistema Verifactu, deberá disponer de un software que cumpla con todos los requisitos como, por ejemplo, generar el QR, controlar los accesos a las bases de datos, aplicar directivas de seguridad, auditoría de modificaciones, etc. A la práctica significa que se deberá controlar casi todo lo que suceda con el program, por lo cual es fundamental elegirlo correctamente.

Se ha de tener en cuenta que el envío de facturas a la AEAT es voluntario, aun así, si el contribuyente decide no enviarlas, el software que se utilice ha de ser capaz de hacerlo. Si no se envían voluntariamente, se deberá de realizar cuando la AEAT lo solicite.

Por lo tanto, la diferencia básica entre escoger o no el sistema Verifactu radica que si no se hace no se comunicarán las facturas en tiempo real, pero si la Agencia Tributaria solicita en cualquier momento alguna o todas las facturas en formato electrónico, se deberán entregar.

Lo más probable es que en un futuro el sistema Verifactu sea obligatorio para todo el mundo.

¿Cuándo entra en vigor?

Entrará en vigor para los empresarios y profesionales los cuales su facturación anual sea superior a 8 millones de euros al cabo de doce meses de aprobarse el Reglamento de la Facturación Electrónica. Si facturan menos de 8 millones de euros, se aplicará al cabo de veinticuatro meses.

Durante los primeros doce meses desde la entrada en vigor del Real decreto el cual desarrolla el Reglamento de la Facturación Electrónica, las grandes empresas que estén obligadas a emitir facturas electrónicas en las transacciones con empresarios y profesionales deberán acompañar las facturas electrónicas con un documento en formato PDF que asegure su legibilidad para las empresas y profesionales para los cuales aún no haya entrado en vigor la obligación de recibir facturas electrónicas.

Con relación a la obligación de informar sobre los estados de la factura, entrará en vigor para los empresarios los cuales su facturación anual sea inferior a los seis millones de euros (6.010.121,04 euros), a los treinta y seis meses de la publicación del Real decreto. Para los profesionales con facturación anual inferior a los seis millones de euros, a los cuarenta y ocho meses de la publicación del Real decreto. Hasta el transcurso del plazo comentado, esta obligación será de carácter voluntario.

La información sobre los estados de la factura se deberá remitir en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.

Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán preparar soluciones tecnológicas ágiles para intercambiar información sobre los estados de la factura.

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