Reglament facturació electrònica - Sistema Verifactu

Implantació nous sistemes informàtics de facturació

Tal com indica el Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, també conegut com a Reglament Verifactu, amb la voluntat de regular el registre de les operacions en origen, les empreses estaran obligades a fer servir uns sistemes informàtics de facturació amb els requisits tècnics i registrar cada operació, amb unes especificacions i formats estandarditzats, que inclourà una informació molt detallada pel que fa a l'IVA semblant a l'exigida actualment al SII. Queden exonerades aquelles empreses que porten els llibres registre de l’IVA a través del SII.

A més, encara que en un primer moment no s'imposarà l'obligació d'enviar en temps real i de forma contínua i automàtica, els sistemes informàtics de facturació sí que hauran de tenir aquesta capacitat de remissió des de l'entrada en vigor de la norma.

Les empreses productores i comercialitzadores dels sistemes informàtics han d'adaptar els seus productes per permetre el registre correcte de les operacions amb la informació i el tractament de l'IVA i la facturació corresponent.

El sistema d'enviament permetrà, per altra banda, la generació dels anomenats “sistemes d'emissió de verificació de factures” o “VERIFACTU”, que permetran, entre altres qüestions, al receptor verificar que les factures han estat remeses per l'emissor a l'AEAT. També s’estableix l'obligació que els sistemes de facturació compleixin uns requisits tècnics determinats i registrin les operacions en formats estandarditzats. Han de tenir la capacitat de remetre, voluntàriament de moment, els registres de facturació a l'Agència Tributària de manera automàtica i segura.

Els nous sistemes informàtics de facturació afecten a empreses, empresaris i professionals que emetin factures ordinàries o simplificades; als contribuents de l'IS; als contribuents de l'IRPF que desenvolupin activitats econòmiques; als contribuents del impost sobre la renda de No Residents que obtinguin rendes mitjançant establiment permanent; a les entitats en règim d’atribució de rendes que desenvolupin activitats econòmiques, sense perjudici de l’atribució de rendiments que correspongui efectuar els seus socis. No afecta els obligats als SII; a alguns supòsits del règim d’agricultura, ramaderia i pesca; a aquelles operacions excloses de l’obligació de facturar; a les empreses que faci operacions a través d’establiments permanents que es trobin a l’estranger.

Els registres de facturació, una vegada generats i registrats, no podran ser alterats sense que el sistema informàtic el detecti i n'avisi. Qualsevol necessitat de correcció o anul·lació de les dades registrades s'ha de fer mitjançant almenys un registre de facturació addicional posterior, de manera que es conservin inalterables les dades originalment registrades.

A més, els registres de facturació han d'estar encadenats de manera que se'n pugui verificar el rastre seguint la seqüència de creació des del primer a l'últim. Els sistemes informàtics han de generar automàticament un registre de facturació d'alta de manera simultània o immediatament anterior a l'expedició de la factura. Procedirà la generació d'un registre de facturació d'anul·lació quan s'hagi emès erròniament una factura i sigui, per tant, necessari anul·lar el registre de facturació d'alta corresponent. Tots els registres han d'incloure una empremta digital de la factura immediatament anterior, o “hash” que ha de constar al registre d'alta de la factura, de manera que cada una està referenciada a l'anterior. Així mateix, han de ser signats electrònicament.

Tanmateix, els programes hauran de portar un registre dels esdeveniments que realitzin els seus usuaris, com l'encesa i l'apagada, els errors produïts, o la instal·lació i actualitzacions realitzades i hauran de poder ser consultats des del mateix sistema informàtic.

El Reglament estableix que els programaris de facturació hauran de complir tres requisits bàsics:

• Impedir la destrucció i modificació de les factures emeses.
• Totes les factures s'emetin amb codi QR. En cas que s'emetin factures electròniques, el codi QR es podrà substituir pel contingut al qual representa el codi QR.
• Donar l'opció als usuaris d'enviar factures emeses a l'Agència Tributària.

Els sistemes informàtics de facturació han de garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació.

Serà obligatori per a les empreses i els professionals disposar d'un programa de facturació adaptat als requisits legalment establerts, abans de l'1 de juliol de 2025, tot i que aquesta data no és segura a causa de l'endarreriment de l’aprovació del reglament i de la seva publicació al Butlletí Oficial de l’Estat.

Les empreses productores i comercialitzadores de programari disposaran del termini de nou mesos, a partir de la publicació de l'Ordre ministerial en què es detallin els requisits tècnics de desenvolupament del mateix reglament per oferir els seus productes adaptats a la normativa. Així mateix, i en el mateix termini de nou mesos que les empreses de programari, l'AEAT haurà de tenir preparat el sistema per a la recepció de les factures emeses per programaris verificats.

Sistema Verifactu

És un sistema impulsat per l'Agència Tributària que té l'objectiu de lluitar contra el frau fiscal.

El que Hisenda pretén amb VeriFactu és que les empreses remetin directament a l'Agència Tributària les factures quan s'emetin. S'anomena de factures verificables, ja que escanejant el codi QR el comprador podrà comprovar que la factura electrònica ha estat remesa a l'administració tributària.

El reglament que estableix el VeriFactu obliga els programaris de facturació a tenir la capacitat de remetre la informació de les factures directament a l'AEAT. Els obligats tributaris que utilitzin aplicacions informàtiques per a la facturació podran remetre voluntàriament (de moment) a l'AEAT tots els registres de facturació generats pels sistemes informàtics.

Els sistemes que siguin utilitzats voluntàriament per remetre a l'AEAT, els seus registres de facturació tindran la consideració de “sistemes d'emissió de factures verificables” o “sistemes VERIFACTU”. S'entendrà que un obligat tributari opta pel sistema esmentat pel fet d'iniciar sistemàticament la remissió de les factures a la seu electrònica de l'AEAT. L'opció es prolongarà almenys fins a la finalització de l'any natural en què s'hagi produït el primer enviament dels registres de facturació.

El receptor de la factura podrà proporcionar de forma voluntària determinada informació a l'AEAT facilitant les dades contingudes al codi QR de la factura. En aquells casos en què a la factura figuri la frase «Factura verificable a la seu electrònica de l'AEAT» o «VERIFACTU», aquesta remissió per part del receptor permetrà verificar que la factura rebuda ha estat remesa a l'AEAT per l'emissor.

L'Administració tributària es pot personar al lloc on es trobi el sistema informàtic, i exigir l'accés complet i immediat on resideixin els registres de facturació i d'esdeveniments, o les còpies segures, així com la descàrrega, bolcat o copiat i consulta.

Puc escollir no estar dins el sistema VeriFactu?

Si l’empresa escull el sistema VeriFactu cada vegada que emeti una factura normal o simplificada, es comunicarà a l’Agència Tributària en temps real. Haurà de controlar molt bé i ser molt diligent amb tot el relacionat amb l’emissió de factures. Un cop tancada una factura no es podrà modificar ni eliminar.

Si l’empresa no escull el sistema VeriFactu, s’haurà de disposar d’un software que compleixi tots els requisits, com per exemple,  generar el QR, controlar els accessos a la base de dades, aplicar directives de seguretat, auditoria de modificacions, etc. A la pràctica significa que s’haurà de controlar quasi tot el que succeeix amb el programa, pel qual és fonamental elegir-lo correctament.

S’ha de tenir en compte que l’enviament de les factures a l'AEAT és voluntari, tot i això, si el contribuent decideix no enviar-les, el software que s’utilitzi ha de ser capaç de fer-ho. Si no s’envien voluntàriament, s’haurà de realitzar quan l’AEAT ho sol·liciti.

Per tant, la diferència bàsica entre acollir-se o no al sistema Verifactu radica que si no es fa no es comunicarà les factures en temps real, però si l'Agència Tributària sol·licita en qualsevol moment alguna o totes les factures en format electrònic, s’hauran de lliurar.

El més probable és que en el futur el sistema Verifactu sigui obligatori per a tothom.

Quan entra en vigor?

Entrarà en vigor pels empresaris i professionals els quals la seva facturació anual sigui superior a 8 milions d’euros al cap de dotze mesos d’aprovar-se el Reglament de Facturació Electrònica. Si facturen menys de 8 milions d’euros, s’aplicarà al cap de vint-i-quatre mesos.

Durant els primers dotze mesos des de l'entrada en vigor del Reial decret el qual desenvolupa el Reglament de Facturació Electrònica, les grans empreses que estiguin obligades a emetre factures electròniques en les transaccions amb empresaris i professionals hauran d'acompanyar les factures electròniques amb un document en format PDF que asseguri la seva llegibilitat per a les empreses i professionals per als quals encara no hagi entrat en vigor l'obligació de rebre factures electròniques.

Amb relació a l'obligació d'informar sobre els estats de la factura, entrarà en vigor per als empresaris els quals la seva facturació anual sigui inferior a sis milions d'euros (6.010.121,04 euros), als trenta sis - mesos de la publicació del Reial decret. I pels professionals amb facturació anual inferior a sis milions d'euros als quaranta - vuit mesos de la publicació del Reial decret. Fins al transcurs del termini esmentat, aquesta obligació revestirà caràcter voluntari.

La informació sobre els estats de la factura s'haurà de remetre en un termini màxim de quatre dies naturals, excloent-ne dissabtes, diumenges i festius nacionals, des de la data de l'estat que s'informa en cada cas.

Els operadors de plataformes privades d’intercanvi de factures electròniques hauran de preparar solucions tecnològiques àgils per intercanviar informació sobre els estats de la factura.

Com podem ajudar-te des de Grup Carles?

Si tens dubtes sobre si estàs obligat a generar factures electròniques, com generar factures electròniques o necessites conèixer les sancions per incompliment de la normativa, contacta amb nosaltres.