¿Cómo funciona la factura electrónica?

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura generada en papel, pero que se emite y se recibe de manera electrónica. Su función es la misma: justificar ciertas operaciones comerciales o financieras, ara bien, su expedición está sujeta al consentimiento de su destinatario, cosa que no ocurre con las facturas tradicionales en papel.

La factura electrónica consiste en un fichero con un contenido exigido por la ley que se puede transmitir desde el ordenador del emisor al del receptor a través de medios telemáticos. Debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y la legibilidad desde su fecha de expedición y durante el periodo de conservación. Tanto la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido quedará garantizado mediante:

• Uso de la firma electrónica avanzada
• Sistema EDI
• Otros formatos utilizados y validados por la Administración

¿Cómo se genera y se envía a Hacienda?

Todos los empresarios y profesionales estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas para sus relaciones comerciales, exceptuando las siguientes operaciones:

• Las que se documenten a través de facturas simplificadas.
• Las que se expidan voluntariamente sin que exista obligación de hacerlo.
• Otras excepciones que temporal o definitivamente puedan establecerse por orden del órgano competente.

El direccionamiento de las facturas electrónicas entre el emisor y el receptor de la factura, se prevé que se haga a través de plataforma tecnológica. Esta infraestructura será la solución pública de facturación electrónica, que cumplirá como depositario de facturas y que será gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), además, se podrá encontrar el conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado.

Para que se pueda expedir, se ha de asegurar que el programa informático o el servicio de facturación que se escoja genere facturas siguiendo los requisitos técnicos compatibles con los destinatarios de la factura electrónica. El propio Ministerio de Hacienda te permite generarlo desde Facturae.

Requisitos de la factura electrónica

Todas las facturas electrónicas han de cumplir con una serie de requisitos:

1. Contenido de la factura

• Número de factura, y si es necesario, serie
• Data de expedición
• Nombre y apellidos, razón o denominación social del emisor como del receptor de la factura
• NIF de las dos partes
• Domicilio del emisor y del receptor
• Descripción de las operaciones para determinar la base imponible del impuesto
• Precio unitario de las operaciones
• Tipo impositivo aplicado y también de la cuota tributaria
• Fecha en la que se hayan efectuado las operaciones siempre que se trate de una fecha diferente a la de expedición de la factura

 2. Requisitos técnicos

• Legibilidad de la factura (que se pueda leer bien), autenticidad de su origen (que se muestre quién la emite), la integridad del contenido (que no se haya modificado), y garantizar su trazabilidad, conservación e inalterabilidad.
• Software de facturación electrónica: Ha de garantizar que se cumplan los requisitos del reglamento.

En caso de que no dispongas de un programa de facturación electrónica, el Gobierno proporciona la ayuda del Kit Digital, que tiene como objetivo subvencionar la implementación de soluciones digitales en empresas, especialmente en PYMES y autónomos.

Formato de la factura electrónica

Hay dos tipos de formatos de facturas electrónicas: estructuradas y no estructuradas.

• Factura electrónica con formato estructurado: Son generadas y leídas automáticamente por un software de facturación. Permite automatizar procesos, agilizar trámites y evitar la impresión en papel y, por lo tanto, optimizar costes y tiempo. El formato de estas facturas electrónicas es XML, y desde un punto de vista legal son las únicas que se pueden definir realmente como facturas electrónicas.
• Factura electrónica sin formato estructurado: Como su propio nombre indica, no tienen datos estructurados, es decir, un PDF o factura escaneada. Estas últimas son facturas válidas y legales, pero no se consideran factura electrónica.

Un PDF no será una factura electrónica según el futuro Reglamento de Facturación, ya que no tiene un formato estructurado, impide su procesamiento de manera automatizada, implica en su proceso una intervención manual, la información puede ser modificada con lo cual compromete su integridad, autenticidad y trazabilidad y al tener un formato no normalizado, impide su legibilidad. Su autenticidad implica que el contenido de la factura deje una huella electrónica que permita verificar quién la ha emitido. Solo el PDF será válido siempre que cumpla con los requisitos para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad del contenido.

Varias consideraciones

Tal como indica la Ley 18/2002, del 28 de septiembre:

1. Todos los empresarios y profesionales han de expedir, transmitir y recibir facturas electrónicas en las relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas han de proporcionar información sobre los estados de la factura.

2. Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales han de garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. De la misma manera, las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras han de cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de las soluciones de facturación electrónica.

3. Durante el plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios pueden solicitar la copia sin gastos adicionales.

4. El receptor de la factura puede obligar a su emisor a utilizar una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.

5. Las empresas prestadoras de servicio público en general de especial transcendencia económica, que agrupen más de 100 trabajadores o que su volumen anual de operaciones supere los 6.010.121,04 euros, han de expedir y remitir facturas electrónicas en las relaciones particulares que acepten recibirlas o que lo hayan solicitado expresamente. Sin embargo, las agencias de viajes, los servicios de transporte y las actividades comerciales al detalle solo estarán obligadas a emitir facturas electrónicas en los términos que prevé el parágrafo anterior, cuando la contratación se haya dado por medios electrónicos.

6. Las empresas prestadoras de servicios a los que se hacen referencias en el apartado anterior deben facilitar el acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de manera gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones para ello.

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