¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura generada en papel, pero que se emite y se recibe de manera electrónica. Su función es la misma: justificar ciertas operaciones comerciales o financieras, ara bien, su expedición está sujeta al consentimiento de su destinatario, cosa que no ocurre con las facturas tradicionales en papel.

La factura electrónica consiste en un fichero con un contenido exigido por la ley que se puede transmitir desde el ordenador del emisor al del receptor a través de medios telemáticos. Debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y la legibilidad desde su fecha de expedición y durante el periodo de conservación. Tanto la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido quedará garantizada mediante:

Uso de la firma electrónica avanzada
Sistema EDI
Otros formatos utilizados y validados por la Administración

Actualmente no hay una fecha definida para la entrada en vigor de la facturación electrónica, ya que los plazos establecidos dependen de la aprobación del desarrollo reglamentario estipulado en el articulo 12 de la Ley 18/2022, del 28 de septiembre, de la “Ley Crea y Crece” y la disposición fina cuarta del Real decreto 1007/2023, del 5 de septiembre del reglamento de la facturación electrónica.

Durante el año posterior a su desarrollo reglamentario, comenzará a aplicar a empresarios y profesionales con una facturación anual superior a los 8 millones de euros.
El resto de los empresarios y profesionales dispondrán de un marge de dos años desde la aprobación del reglamento.

La obligación de utilizar solo factura electrónica implicar a todas las empresas disponer de un programario que dé respuesta a este nuevo requisito legal. El reglamento pretende dar cobertura a los requisitos técnicos y de información de factura electrónica, de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas, y de seguridad, control y estandarización a los dispositivos y sistemas que generan los documentos.

¿Quién estará obligado a implementar la factura electrónica?

Estarán obligados a integrar la facturación electrónica todos los empresarios y profesionales que, conforme con el Reglamento de Facturación de 2012, estén obligados a emitir y entregar facturas y cuando el destinatario de la operación sea una empresa o profesional: Solo quedarán excluídos de la presentación de la factura electrónica cuando las dos partes que formen parte de la operación no tengan su sede de actividad económica en el territorio español, o cuando el destinatario de la operación no tenga en España un establecimiento permanente. Tampoco se aplicará cuando se trate de facturas simplificadas (tiquetes). En general, a particulares y el comercio detallista no deberán realizar la factura electrónica.

¿Qué debe incluir una factura electrónica (según el Real decreto 1619/2012)?

Todas las facturas han de reflejar un conjunto de datos estructurados y firmados conforme los requisitos legales y técnicos que exigen las autoridades fiscales:

Número de factura, y si es necesario, serie
Fecha de expedición
Nombre y apellidos, razón o denominación social del emisor como del receptor en la factura
NIF de las dos partes
Domicilio del emisor y del receptor
Descripción de las operaciones para determinar la base imponible del impuesto
Precio unitario de las operaciones
Tipo impositivo aplicado, así como la cuota tributaria
Fecha en la que se hayan efectuado las operaciones siempre que se trate de una diferente a la de expedición de la factura

Formato de la factura electrónica

Según su formato, podremos clasificar las facturas electrónicas en dos tipologías. Es importante que no se confundan, ya que su procedimiento funciona de manera muy diferente:

Factura electrónica con formato estructurado: Son generadas y leídas automáticamente por un software de facturación. Permite automatizar procesos, agilizar trámites y evitar la impresión en papel y, por lo tanto, optimizar costes y tiempo. El formato de estas facturas electrónicas es XML, y desde un punto de vista legal son las únicas que se pueden definir realmente como facturas electrónicas.

Factura electrónica sin formato estructurado: Como su propio nombre indica, no tienen datos estructurados, es decir, un PDF o factura escaneada. Estas últimas son facturas válidas y legales, pero no se consideran factura electrónica.

Dicho esto, cuando hablamos de factura electrónica, en este artículo, nos referimos a la primera tipología: las facturas con formato estructurado.

¿Qué beneficios aporta la factura electrónica?

La llegada de la facturación electrónica aporta muchos beneficios derivados de su automatización:

Permite emitir facturas de manera automática y en cuestión de segundos.
Reduce los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
Reduce los errores humanos.
Elimina los costes de impresión y envío postal.
Facilita un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas registradas.
Elimina el riesgo de pérdida.
Reduce drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento.
Más seguridad en el envío de facturas.
Más facilidades para presentar impuestos y registrar la contabilidad.
Mejora el servicio al cliente.
Facilita la lucha contra el fraude y la morosidad.
Incentiva la digitalización de las empresas.
Con la eliminación del consumo de papel y su transporte, se produce un efecto positivo sobre el medio ambiente.

¿Cómo podemos ayudarte desde Grup Carles?

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