Factura electrónica y la nueva normativa sobre los sistemas informáticos de facturación: ¿Cómo afecta a tu empresa?

A partir del 2026, entran en vigor nuevos requisitos para los sistemas informáticos de facturación (SIF). Si tienes una empresa o eres autónomo, es importante saber si te afecta este cambio, sobre todo si haces facturas con Excel, Word o incluso a mano.

¿Qué es un SIF?

Un SIF (Sistema Informático de Facturación) es un programa o conjunto de programas (hardware y software) que permite:

• Crear facturas, entrando los datos por cualquier medio.
• Guardar la información de las facturas, ya sea dentro del mismo sistema, en un dispositivo externo o enviándola por internet a otro programa.
• Procesar estos datos para generar otros documentos como libros de registro.

¿Quién debe adaptarse a la nueva normativa de facturación electrónica en 2026?

No todas las empresas o autónomos deberán hacer cambios. Lo primero que debes saber es si el sistema que utilizas para hacer tus facturas se considera o no un SIF (Sistema Informático de Facturación) según la normativa.

Si NO tienes un SIF, NO te afecta la nueva normativa

No deberás hacer ningún cambio si facturas de manera manual o con herramientas sencillas, como ahora:

• Facturas escritas a mano o con máquina de escribir.
• Facturas hechas con Word o Excel, solo para redactarlas e imprimirlas, sin cálculos automáticos ni conexión con otros sistemas.

En estos casos, puedes continuar facturando como hasta ahora y no es necesario que te preocupes por la nueva normativa del 2026.

¿Cuándo se considera que sí tienes un SIF?

Deberás adaptarte a los nuevos requisitos si:

• Utilizas software de facturación, un ERP u otras aplicaciones que almacenan y procesan datos.

• Usas una hoja de cálculo con macros o funciones automáticas que generan libros de registro, contabilidad o informes fiscales de forma directa.

Es decir, si el sistema que utilizas te facilita automáticamente el cumplimiento de tus obligaciones con Hacienda, entonces sí estás utilizando un SIF y deberás adaptarlo antes de 2026.

¿Y si quiero evitar complicaciones?

Si quieres cumplir con la normativa sin tener que invertir en programas costosos, Hacienda te ofrecerá un sistema gratuito: Verifactu; una herramienta que te permitirá hacer facturas electrónicas de acuerdo con las nuevas normas y que enviará automáticamente los datos de las facturas a Hacienda.

Conclusiones

Si facturas a mano o con programas sencillos como Excel, no estás obligado a adaptarte (siempre que no generes automáticamente documentos fiscales). Si ya utilizas un programa avanzado que guarda y procesa datos, deberás revisar si cumples con los requisitos del SIF para el 2026.

¿Necesitas ayuda para adaptar tu facturación? Contacta con nosotros y deja que nuestros expertos te acompañen en la adaptación al nuevo modelo de facturación electrónica.