Nuevas obligaciones de los sistemas informáticos de facturación (SIF) para empresas y autónomos

Contexto y antecedentes

• Introducción de los SIF certificados (2021):

Se estableció por obligación que los sistemas informáticos utilizados en procesos de facturación para empresas y autónomos aseguren la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad, inalterabilidad y legibilidad de los registros [Ley 11/201, art. 13:4; LGT, art 29.2.j].

Estos sistemas están diseñados para evitar la modificación de los registros de facturación una vez introducidos.

• Desarrollo reglamentario:

En 2023 se especificaron las características técnicas que deben cumplir los SIF [RD 1007/2023]. Posteriormente, el 28 de octubre de 2024, se aprobó el orden ministerial que define los requisitos técnicos definitivos [Orden HAC/1177/2024].

Entrada en vigor

• Plazos previstos inicialmente:

Los requisitos de los nuevos SIF deberían ser obligatorios a partir de julio de 2025, nueve meses después de la publicación del orden ministerial [RD 1007/2023, D.F. Cuarta].

• Prórroga anunciada:

Para facilitar la adaptación de los contribuyentes y de la Administración, el Ministerio de Hacienda hizo pública una nota informativa comunicando nuevos plazos:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS): Obligación a partir del 1 de enero de 2026.
• Resto de obligados (autónomos e IRNR): Obligación a partir del 1 de julio de 2026.
• Sanciones

El uso de sistemas que no cumplan los requisitos puede comportar multas de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal utilizando sistemas informáticos que no cumplan la normativa. [LGT, art 201.4 bis].

¿A quién afecta?

• Obligados a utilizar SIF:
  • Empresas y autónomos.
  • Contribuyentes del IS (excepto entidades totalmente exentas; las parcialmente exentas solo lo serán por rentas no exentas).
  • Contribuyentes del IRPF con actividades económicas.
  • Contribuyentes del IRNR con rendas generadas a través de un establecimiento permanente.
  • Entidades en régimen de atribución de rentas (como comunidades de bienes).

• Exclusiones:
• Contribuyentes que utilizan el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).
• Contribuyentes en regímenes especiales como agricultura, ganadería y pesca o IVA simplificado.
• Aquellos que obtengan una autorización especial de la AEAT.
• Contribuyentes que generen facturas exclusivamente de manera manual.

Características de los nuevos SIF

• Certificación obligatoria:

Los proveedores de los programas deberán acreditar, mediante una declaración responsable, que el sistema cumple los requisitos legales [RD 1007/2023, art. 13].

• Opciones disponibles:
  • Sistemas no verificables: No envían registros a Hacienda, pero deben garantizar integridad e inalterabilidad [Orden HAC/1177/2024, art. 6-9].
  • Sistemas verificables (Verifactu): Envían registros electrónicamente a Hacienda de forma segura y automática. Las facturas emitidas incluyen una mención verificable y un código QR para comprobar su autenticidad Orden HAC/1177/2024, art. 16-20].
• Elección del sistema:

Optar por el sistema Verifactu implica mantener su uso hasta el 31 de diciembre del año en curso y enviar registros de manera sistemática a través de la sede electrónica de Hacienda [RD 1007/2023, art. 16].

Otros aspectos que considerar

• Contenido de las facturas:

Las facturas emitidas deben incluir los detalles mínimos por la normativa, tanto para facturas completas como simplificadas (antiguos tiques) [RD 1007/2023, art. 1.2].

• Comprobaciones de Hacienda:

Las empresas que utilicen Verifactu podrían ser menos inspeccionadas. Aun así, en caso de comprobación, la Administración tendrá derecho a acceder al sistema y requerir toda la información registrada, incluyendo claves de acceso si fuera necesario [TD 1007/2023, art. 14].