Nuevas obligaciones de los sistemas informáticos de facturación (SIF) para empresas y autónomos

[Actualización ABRIL 2025]

La implantación obligatoria de la factura electrónica se pospondrá para los autónomos y pequeños empresarios, según se indica en el nuevo proyecto de reglamento del Ministerio de Economía.

Además, este reglamento establece otras obligaciones adicionales, como la necesidad de informar sobre el estado de las facturas —si han sido aceptadas o rechazadas, y si se ha realizado el pago completo—. No obstante, el cumplimiento de estas obligaciones también se aplaza un año más para los autónomos y empresas con ingresos inferiores a 8 millones de euros. Por tanto, este colectivo podría tener de plazo hasta 2028 para adaptarse completamente a todos los requisitos relacionados con la factura electrónica.

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Contexto y antecedentes

• Introducción de los SIF certificados (2021):

Se estableció por obligación que los sistemas informáticos utilizados en procesos de facturación para empresas y autónomos aseguren la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad, inalterabilidad y legibilidad de los registros [Ley 11/201, art. 13:4; LGT, art 29.2.j].

Estos sistemas están diseñados para evitar la modificación de los registros de facturación una vez introducidos.

• Desarrollo reglamentario:

En 2023 se especificaron las características técnicas que deben cumplir los SIF [RD 1007/2023]. Posteriormente, el 28 de octubre de 2024, se aprobó el orden ministerial que define los requisitos técnicos definitivos [Orden HAC/1177/2024].

Entrada en vigor

• Plazos previstos inicialmente:

Los requisitos de los nuevos SIF deberían ser obligatorios a partir de julio de 2025, nueve meses después de la publicación del orden ministerial [RD 1007/2023, D.F. Cuarta].

• Prórroga anunciada:

Para facilitar la adaptación de los contribuyentes y de la Administración, el Ministerio de Hacienda hizo pública una nota informativa comunicando nuevos plazos:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (IS): Obligación a partir del 1 de enero de 2026.
• Resto de obligados (autónomos e IRNR): Obligación a partir del 1 de julio de 2026.
• Sanciones

El uso de sistemas que no cumplan los requisitos puede comportar multas de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal utilizando sistemas informáticos que no cumplan la normativa. [LGT, art 201.4 bis].

¿A quién afecta?

• Obligados a utilizar SIF:
  • Empresas y autónomos.
  • Contribuyentes del IS (excepto entidades totalmente exentas; las parcialmente exentas solo lo serán por rentas no exentas).
  • Contribuyentes del IRPF con actividades económicas.
  • Contribuyentes del IRNR con rendas generadas a través de un establecimiento permanente.
  • Entidades en régimen de atribución de rentas (como comunidades de bienes).

• Exclusiones:
• Contribuyentes que utilizan el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).
• Contribuyentes en regímenes especiales como agricultura, ganadería y pesca o IVA simplificado.
• Aquellos que obtengan una autorización especial de la AEAT.
• Contribuyentes que generen facturas exclusivamente de manera manual.

Características de los nuevos SIF

• Certificación obligatoria:

Los proveedores de los programas deberán acreditar, mediante una declaración responsable, que el sistema cumple los requisitos legales [RD 1007/2023, art. 13].

• Opciones disponibles:
  • Sistemas no verificables: No envían registros a Hacienda, pero deben garantizar integridad e inalterabilidad [Orden HAC/1177/2024, art. 6-9].
  • Sistemas verificables (Verifactu): Envían registros electrónicamente a Hacienda de forma segura y automática. Las facturas emitidas incluyen una mención verificable y un código QR para comprobar su autenticidad Orden HAC/1177/2024, art. 16-20].
• Elección del sistema:

Optar por el sistema Verifactu implica mantener su uso hasta el 31 de diciembre del año en curso y enviar registros de manera sistemática a través de la sede electrónica de Hacienda [RD 1007/2023, art. 16].

Otros aspectos que considerar

• Contenido de las facturas:

Las facturas emitidas deben incluir los detalles mínimos por la normativa, tanto para facturas completas como simplificadas (antiguos tiques) [RD 1007/2023, art. 1.2].

• Comprobaciones de Hacienda:

Las empresas que utilicen Verifactu podrían ser menos inspeccionadas. Aun así, en caso de comprobación, la Administración tendrá derecho a acceder al sistema y requerir toda la información registrada, incluyendo claves de acceso si fuera necesario [TD 1007/2023, art. 14].