Ajornament del VeriFactu: nous terminis i com adaptar el programa de facturació

El Ministeri d'Hisenda ha informat d’una previsió d’ampliació dels terminis d’adaptació dels sistemes informàtics de facturació (SIF) fins a l’octubre de 2028, amb la voluntat de coordinar-los amb la factura electrònica obligatòria. Es tracta d’una proposta pendent d’aprovació normativa, no d’un termini definitivament vigent.

La previsió dona més marge a empreses i autònoms per preparar-se i representa una oportunitat per revisar si convé mantenir, actualitzar o substituir el programa de facturació actual.

Disposar de més temps no significa que sigui recomanable deixar l’adaptació per a l’últim moment: permet planificar els canvis, comparar opcions i evitar despeses innecessàries.

Una de les primeres qüestions que cal resoldre és si el programa de facturació actual es pot adaptar als requisits normatius o si convé valorar una altra solució. La resposta dependrà de les característiques del sistema, de les necessitats de l’empresa i de les garanties que ofereixi el proveïdor. 

Cal canviar el programa de facturació per complir amb el VeriFactu?

No necessàriament.

No totes les empreses han de canviar de programa de facturació: primer cal comprovar si el sistema actual es pot adaptar i si compleix els requisits normatius aplicables.

El Reial decret 1007/2023 regula els requisits dels sistemes informàtics de facturació, amb garanties d’integritat, conservació, traçabilitat i inalterabilitat dels registres. Cal distingir el compliment d’aquest reglament de la modalitat VERI*FACTU, que remet automàticament registres de facturació a l’Agència Tributària; no tots els sistemes conformes funcionen necessàriament en aquesta modalitat.

Per això, la decisió no s'hauria de prendre únicament en funció de l'antiguitat del programa o del seu cost. El més important és determinar si el proveïdor el podrà adaptar, si les funcionalitats disponibles responen a les necessitats del negoci i si el sistema compleix les obligacions que corresponguin en cada cas.

Com saber si el teu programa de facturació es pot adaptar?

Abans de valorar un canvi de programari, convé fer una revisió de la solució actual. Aquests són quatre aspectes que cal tenir en compte.

1. Comprova si el proveïdor preveu adaptar el programa

El primer pas és contactar amb el proveïdor del programari i demanar-li informació concreta sobre l'adaptació al reglament dels sistemes informàtics de facturació.

Convé preguntar-li:

• Si el programa està adaptat als requisits aplicables o quin calendari d'adaptació preveu.
• Si les actualitzacions necessàries estan incloses en el contracte actual.
• Si caldrà contractar noves funcionalitats o assumir costos addicionals.
• Si facilitarà la declaració responsable del productor, corresponent a la versió del programa utilitzada, i la documentació de compliment normatiu.

No n'hi ha prou amb una resposta comercial genèrica: és recomanable disposar d'informació concreta sobre la solució utilitzada i les condicions d'adaptació.

2. Revisa si el programa respon a les necessitats de l'empresa

L'adaptació normativa també pot ser una oportunitat per comprovar si el sistema actual continua sent adequat.

Per exemple, cal valorar si permet gestionar correctament les factures emeses i rectificatives, si facilita el seguiment dels registres i si s'integra amb les eines de comptabilitat o gestió que utilitza l'empresa.

Si el programa ja respon a les necessitats del negoci i es pot adaptar als requisits aplicables, potser no serà necessari substituir-lo. En canvi, si presenta limitacions importants o el proveïdor no ofereix una via viable d'adaptació, pot tenir sentit estudiar altres alternatives.

3. Calcula el cost real de continuar o canviar

El preu d'una llicència no és l'únic factor que cal considerar. Per comparar les opcions, convé tenir en compte:

• El cost de les actualitzacions o de les noves funcionalitats.
• Les possibles quotes de manteniment o subscripció.
• La migració de dades i la configuració del nou sistema.
• La formació de les persones que l'utilitzaran.
• La integració amb altres programes de gestió.
• El suport tècnic durant la transició.

Una comparació d'aquests factors permet valorar quina alternativa s'ajusta millor a les necessitats de l'empresa, tant des del punt de vista econòmic com operatiu.

4. Comprova que la solució també encaixi amb els futurs requisits de facturació electrònica

El VeriFactu i la factura electrònica obligatòria entre empresaris i professionals són obligacions diferents. El primer regula requisits dels sistemes i registres de facturació; la segona afecta l’emissió, la transmissió i la recepció de factures electròniques en les operacions incloses en el seu àmbit d’aplicació.

Per això, si l'empresa està valorant canviar de programari, convé preguntar al proveïdor quines funcionalitats ofereix per donar resposta a les necessitats actuals i futures de facturació electrònica.

Aquesta revisió no significa que qualsevol solució hagi de resoldre necessàriament totes les obligacions de la mateixa manera. Significa que és preferible valorar el conjunt de necessitats abans de prendre una decisió d'inversió.

Què convé fer mentre s'espera el nou calendari del VeriFactu?

La previsió d’ajornament no hauria de paralitzar els preparatius. Les empreses que encara no han adaptat el sistema poden aprofitar aquest marge per consultar el proveïdor, revisar processos interns i comparar alternatives. Les que ja disposen d’un sistema adaptat no necessàriament han de canviar les decisions preses.

Una bona manera de començar és seguir aquests passos:

1. Identificar el sistema actual. Anotar quin programa s'utilitza per emetre factures i quines altres eines intervenen en el procés.

2. Revisar les necessitats de l'empresa. Valorar si el programa actual continua sent adequat i si es necessiten funcionalitats addicionals.

3. Fer seguiment de la normativa. Confirmar els terminis definitius i les obligacions aplicables abans de prendre decisions.

Cal tenir present que l'ajornament anunciat per Hisenda és una previsió de modificació normativa. Abans de donar per definitiu el nou calendari, cal comprovar-ne l'aprovació i la publicació oficial al Butlletí Oficial de l'Estat (BOE).

VeriFactu: adaptar el programa o canviar-lo?

No hi ha una única resposta vàlida per a totes les empreses. En alguns casos, actualitzar el programari existent pot ser suficient; en d'altres, les limitacions tècniques o les necessitats de gestió poden justificar un canvi.

A Grup Carles podem ajudar-te a analitzar com afecten aquests canvis a la gestió del teu negoci i a valorar els aspectes fiscals i administratius abans de prendre una decisió. Planificar l’adaptació amb temps permet afrontar les obligacions de facturació amb més seguretat i evitar canvis precipitats.