Aplazamiento de VeriFactu: nuevos plazos y cómo adaptar el programa de facturación

El Ministerio de Hacienda ha informado de una previsión de ampliación de los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación (SIF) hasta octubre de 2028, con el objetivo de coordinarlos con la factura electrónica obligatoria. Se trata de una propuesta pendiente de aprobación normativa, no de un plazo definitivamente vigente.

Esta previsión ofrece más margen a empresas y autónomos para prepararse y representa una oportunidad para revisar si conviene mantener, actualizar o sustituir el programa de facturación actual.

Disponer de más tiempo no significa que sea recomendable dejar la adaptación para el último momento: permite planificar los cambios, comparar opciones y evitar gastos innecesarios.

Una de las primeras cuestiones que hay que resolver es si el programa de facturación actual puede adaptarse a los requisitos normativos o si conviene valorar otra solución. La respuesta dependerá de las características del sistema, de las necesidades de la empresa y de las garantías que ofrezca el proveedor.

¿Es necesario cambiar el programa de facturación para cumplir con VeriFactu?

No necesariamente.

No todas las empresas tienen que cambiar de programa de facturación: primero hay que comprobar si el sistema actual puede adaptarse y si cumple los requisitos normativos aplicables.

El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, con garantías de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Es necesario distinguir el cumplimiento de este reglamento de la modalidad VERI*FACTU, que remite automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. No todos los sistemas conformes funcionan necesariamente en esta modalidad.

Por ello, la decisión no debería tomarse únicamente en función de la antigüedad del programa o de su coste. Lo más importante es determinar si el proveedor podrá adaptarlo, si las funcionalidades disponibles responden a las necesidades del negocio y si el sistema cumple las obligaciones que correspondan en cada caso.

¿Cómo saber si tu programa de facturación puede adaptarse?

Antes de plantearse un cambio de software, conviene revisar la solución actual. Estos son cuatro aspectos que hay que tener en cuenta.

1. Comprueba si el proveedor prevé adaptar el programa

El primer paso es contactar con el proveedor del software y pedirle información concreta sobre la adaptación al reglamento de los sistemas informáticos de facturación.

Conviene preguntarle:

• Si el programa está adaptado a los requisitos aplicables o qué calendario de adaptación prevé.

• Si las actualizaciones necesarias están incluidas en el contrato actual.

• Si será necesario contratar nuevas funcionalidades o asumir costes adicionales.

• Si facilitará la declaración responsable del productor correspondiente a la versión del programa utilizada, así como la documentación relativa al cumplimiento normativo.

No basta con una respuesta comercial genérica: es recomendable disponer de información concreta sobre la solución utilizada y las condiciones de adaptación.

2. Revisa si el programa responde a las necesidades de la empresa

La adaptación normativa también puede ser una oportunidad para comprobar si el sistema actual sigue siendo adecuado.

Por ejemplo, conviene valorar si permite gestionar correctamente las facturas emitidas y rectificativas, si facilita el seguimiento de los registros y si se integra con las herramientas de contabilidad o gestión que utiliza la empresa.

Si el programa ya responde a las necesidades del negocio y puede adaptarse a los requisitos aplicables, quizá no sea necesario sustituirlo. En cambio, si presenta limitaciones importantes o el proveedor no ofrece una vía viable de adaptación, puede tener sentido estudiar otras alternativas.

3. Calcula el coste real de continuar o cambiar

El precio de una licencia no es el único factor que hay que considerar. Para comparar las opciones, conviene tener en cuenta:

• El coste de las actualizaciones o de las nuevas funcionalidades.

• Las posibles cuotas de mantenimiento o suscripción.

• La migración de datos y la configuración del nuevo sistema.

• La formación de las personas que lo utilizarán.

• La integración con otros programas de gestión.

• El soporte técnico durante la transición.

Comparar estos factores permite valorar qué alternativa se ajusta mejor a las necesidades de la empresa, tanto desde el punto de vista económico como operativo.

4. Comprueba que la solución también encaje con los futuros requisitos de facturación electrónica

VeriFactu y la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales son obligaciones diferentes. El primero regula los requisitos de los sistemas y registros de facturación; la segunda afecta a la emisión, transmisión y recepción de facturas electrónicas en las operaciones incluidas en su ámbito de aplicación.

Por ello, si la empresa está valorando cambiar de software, conviene preguntar al proveedor qué funcionalidades ofrece para responder a las necesidades actuales y futuras de facturación electrónica.

Esta revisión no significa que cualquier solución deba resolver necesariamente todas las obligaciones de la misma manera. Significa que es preferible valorar el conjunto de necesidades antes de tomar una decisión de inversión.

¿Qué conviene hacer mientras se espera el nuevo calendario de VeriFactu?

La previsión de aplazamiento no debería paralizar los preparativos. Las empresas que todavía no han adaptado el sistema pueden aprovechar este margen para consultar al proveedor, revisar los procesos internos y comparar alternativas. Las que ya disponen de un sistema adaptado no tienen por qué cambiar las decisiones que han tomado.

Una buena manera de empezar es seguir estos pasos:

1. Identificar el sistema actual. Anotar qué programa se utiliza para emitir facturas y qué otras herramientas intervienen en el proceso.

2. Revisar las necesidades de la empresa. Valorar si el programa actual sigue siendo adecuado y si se necesitan funcionalidades adicionales.

3. Hacer un seguimiento de la normativa. Confirmar los plazos definitivos y las obligaciones aplicables antes de tomar decisiones.

Hay que tener presente que el aplazamiento anunciado por Hacienda es una previsión de modificación normativa. Antes de dar por definitivo el nuevo calendario, es necesario comprobar su aprobación y publicación oficial en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

VeriFactu: ¿adaptar el programa o cambiarlo?

No existe una única respuesta válida para todas las empresas. En algunos casos, actualizar el software existente puede ser suficiente; en otros, las limitaciones técnicas o las necesidades de gestión pueden justificar un cambio.

En Grup Carles podemos ayudarte a analizar cómo afectan estos cambios a la gestión de tu negocio y a valorar los aspectos fiscales y administrativos antes de tomar una decisión. Planificar la adaptación con tiempo permite afrontar las obligaciones de facturación con mayor seguridad y evitar cambios precipitados.