Què és la factura electrònica?

La factura electrònica és un document digital que té la mateixa validesa legal que una factura generada en paper, però que s’emet i es rep de manera electrònica. La seva funció és la mateixa: justificar certes operacions comercials o financeres, ara bé, la seva expedició està subjecte al consentiment del seu destinatari, cosa que no ocorre amb les factures tradicionals en paper.

La factura electrònica consisteix en un fitxer amb el contingut exigit per la llei que es pot transmetre des de l’ordinador de l'emissor al del receptor per mitjans telemàtics. Ha de garantir l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la llegibilitat des de la seva data d’expedició i durant el període de conservació. Tant l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut es quedarà garantit mitjançant:

Ús de firma electrònica avançada
Sistema EDI (Electronic Data Interchange – sistema unificat d’estàndards d’intercanvi de documents entre empreses)
Altres formats utilitzats i validats per l’Administració

Actualment, no hi ha una data definida per l’entrada en vigor de la facturació electrònica, ja que els terminis establerts depenen de l’aprovació del desenvolupament reglamentari estipulat tant a l’article 12 de la Llei 18/2022, de 28 de setembre, de la “Ley Crea y Crece” i la disposició final quarta del Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, del reglament de la facturació electrònica.

Durant l’any posterior al seu desenvolupament reglamentari, començarà a aplicar a empresaris i professionals amb una facturació anual superior als 8 milions d’euros.
La resta d’empresaris i professionals disposaran d’un marge de dos anys des de l’aprovació del reglament.

Durant els primers dotze mesos des de l'entrada en vigor del Reial decret el qual desenvolupa el Reglament de Facturació Electrònica, les grans empreses que estiguin obligades a emetre factures electròniques en les transaccions amb empresaris i professionals hauran d'acompanyar les factures electròniques amb un document en format PDF que asseguri la seva llegibilitat per a les empreses i professionals per als quals encara no hagi entrat en vigor l'obligació de rebre factures electròniques.

L'obligació d'utilitzar només factura electrònica implicarà que totes les empreses disposin d’un programari que doni resposta a aquest nou requisit legal. El Reglament pretén donar cobertura als requisits tècnics i d'informació de facturació electrònica, d'interoperabilitat mínima entre els prestadors de solucions tecnològiques de factures electròniques, i de seguretat, control i estandardització als dispositius i sistemes que generin els documents.

Qui estarà obligat a implementar la factura electrònica?

Estaran obligats a integrar la facturació electrònica tots els empresaris i professionals que, conforme amb el Reglament de Facturació de 2012, estiguin obligats a emetre i entregar factures i quan el destinatari de l’operació sigui un empresari o professional.:

Només quedaran exempts de la presentació de la factura electrònica quan una de les dues parts que formin part de l’operació no tingui seu de la seva activitat econòmica al territori espanyol, o quan el destinatari de l’operació no tingui a Espanya un establiment permanent. Tampoc s’aplicarà quan es tracti de factures simplificades (tiquets). En general, a particulars i el comerç detallista no caldrà fer factura electrònica.

Què ha d’incloure una factura electrònica (segons Reial decret 1619/2012)?

Totes les factures han de reflectir un conjunt de dades estructurades i signades conforme els requisits legals i tècnics que exigeixen les autoritats fiscals:

Número de factura i, si escau, sèrie
Data d’expedició
Nom i cognoms, raó o denominació social de l’emissor com del receptor de la factura
NIF de les dues parts
Domicili de l’emissor i del receptor
Descripció de les operacions per determinar la base imposable de l’impost+
Preu unitari de les operacions
Tipus impositiu aplicat així com de la quota tributària
Data que s’hagin efectuat les operacions sempre que es tracti d’una data diferent de la d’expedició de la factura

Tipus de factura electrònica

Segons el seu format, podrem classificar les factures electròniques en dues tipologies. És important que no es confonguin, ja que el seu procediment funciona de manera molt diferent:

Factures amb format estructurat: Generades automàticament pels sistemes informàtics de facturació de l’emissor. Poden ser tramitades de manera automatitzada pels sistemes informàtics de pagament i comptabilitat del receptor. En aquesta tipologia podem incloure els formats EDI, UBL o FACTURAE.
Factures amb format no estructurat: Les factures en format no estructurat es poden considerar electròniques per ser documents digitals que podem enviar telemàticament. No obstant això, aquestes consisteixen en una imatge i no estan xifrades amb cap llenguatge. És a dir, per introduir-les als sistemes informàtics del receptor, requereixen una intervenció manual o un procés que no és automàtic. Un exemple d’aquests tipus de document són aquells que s’han escanejat o emmagatzemat en fitxers PDF.

Dit això, quan parlem de factura electrònica en aquest article, ens referim a la primera tipologia: les factures amb format estructurat.

Quins beneficis aporta la factura electrònica?

L’arribada de la facturació electrònica aporta molts beneficis derivats de la seva automatització:

Permet emetre factures de manera automàtica i en qüestió de segons.
Redueix els cicles de tramitació, inclòs el cobrament.
Redueix els errors humans.
Elimina els costos d’impressió i enviament postal.
Facilita un accés més ràpid, àgil i fàcil a les factures registrades.
Elimina el risc de pèrdua.
Redueix dràsticament l’espai necessari pel seu emmagatzemant.
Més seguretat en l’enviament de factures.
Més facilitats per presentar impostos i registrar la comptabilitat
Millora el servei del client.
Facilitar la lluita contra el frau i la morositat.
Incentiva la digitalització de les empreses.
Amb l’eliminació del consum de paper i el seu transport, es produeix un efecte positiu sobre el medi ambient.

Com podem ajudar-te des de Grup Carles?

Si tens dubtes sobre la factura electrònica i la seva aplicació, contacta amb nosaltres.