Com funciona la factura electrònica?

Què és la factura electrònica?

La factura electrònica és un document digital que té la mateixa validesa legal que una factura generada en paper, però que s’emet i es rep de manera electrònica. La seva funció és la mateixa: justificar certes operacions comercials o financeres, ara bé, la seva expedició està subjecte al consentiment del seu destinatari, cosa que no ocorre amb les factures tradicionals en paper.

La factura electrònica consisteix en un fitxer amb el contingut exigit per la llei que es pot transmetre des de l’ordinador del emissor al del receptor per mitjans telemàtics. Ha de garantir l’autenticitat del seu origen, la integritat del seu contingut i la llegibilitat des de la seva data d’expedició i durant el període de conservació. Tant l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut es quedarà garantit mitjançant:

-     Ús de firma electrònica avançada

-     Sistema EDI

-     Altres formats utilitzats i validats per l’Administració

Com es generarà i s’enviarà a Hisenda?

Tots els empresaris i professionals estaran obligats a emetre i rebre factures electròniques per les seves relacions comercials, excepte les següents operacions:

• Les que es documentin a través de factures simplificades.
• Les que s’expedeixin voluntàriament sense que existeixi obligació de fer-ho.
• Altres excepcions que temporalment o definitivament puguin establir-se per ordre de l’òrgan competent.

El direccionalment de les factures electròniques entre l’emissor i el receptor de la factura, es preveu que es faci a través de plataforma tecnològica. Aquesta infraestructura serà la solució pública de facturació electrònica, que complirà com a depositari de factures i que serà gestionada per l’Agència Estatal d’Administració Tributària (AEAT), a més, es podrà trobar el conjunt de plataformes d’intercanvi de factures electròniques de caràcter privat.

Perquè es pugui expedir, s’ha d’assegurar que el programa informàtic o el servei de facturació que s’esculli generi les factures seguint els requisits tècnics compatibles amb els destinataris de la factura electrònica. El propi Ministeri d’Hisenda et permet generar-les des de Facturae.

Requisits de la factura electrònica

Totes les factures electròniques han de complir una sèrie de requisits:

1. Contingut de la factura:

• Número de factura i, en el seu cas, sèrie
• Data d’expedició
• Nom i cognoms, raó o denominació social de l’emissor com del receptor de la factura
• NIF de les dues parts
• Domicili de l’emissor i del receptor
• Descripció de les operacions per determinar la base imposable de l’impost
• Preu unitari de les operacions
• Tipus impositiu aplicat així com també de la quota tributària
• Data que s’hagin efectuat les operacions sempre que es tracti d’una data diferent a la d’expedició de la factura

2. Requisits tècnics:

• Llegibilitat de la factura (que es pugui llegir bé), autenticitat del seu origen (que es mostri qui l’emet), la integritat del contingut (que no s’hagi modificat), i garantir la seva traçabilitat, conservació i inalterabilitat.
• Software de facturació electrònica: Ha de garantir que es compleixin els requisits del reglament.

En cas que no disposis d’un programa de facturació electrònica, el Govern proporciona l’ajuda del Kit Digital, que té com a objectiu subvencionar la implementació de solucions digitals en empreses, especialment en PIMES i autònoms.

Format de la factura electrònica

Hi ha dos tipus de formats de factures electròniques: estructurades i no estructurades.

• Factura electrònica amb format estructurat: Són generades i llegides automàticament per un software de facturació. Permet automatitzar processos, agilitzar tràmits i evitar la impressió en paper, i per tant optimitzar costos i temps. El format d’aquestes factures electròniques és XML, i des d’un punt de vista legal són les úniques que es poden definir realment com factures electròniques.
• Factura electrònica sense format estructurat: Com el seu propi nom indica, no tenen dades estructurades, és a dir, un PDF o factura escanejada. Aquestes últimes són factures vàlides i legals, però no es consideren factura electrònica.

Un PDF no serà una factura electrònica segons el futur Reglament de Facturació, ja que no té un format estructurat, impedeix el seu processament de manera automatitzada, implica en el seu procés una intervenció manual, la informació pot ser modificada amb el qual compromet la seva integritat, autenticitat i traçabilitat i al tenir un format no normalitzat, impedeix la seva llegibilitat. La seva autenticitat implica que el contingut de la factura es deixi una empremta electrònica que permeti verificar qui l’ha emès. Només el PDF serà vàlid sempre i quan compleixi els requisits per garantir l’autenticitat del seu origen i la integritat del contingut.

Diverses consideracions

Tal i com indica la Llei 18/2002, de 28 de setembre:

1. Tots els empresaris i professionals han d'expedir, trametre i rebre factures electròniques en les relacions comercials amb altres empresaris i professionals. El destinatari i l'emissor de les factures electròniques han de proporcionar informació sobre els estats de la factura.

2. Les solucions tecnològiques i plataformes ofertes per empreses proveïdores de serveis de facturació electrònica als empresaris i professionals han de garantir la seva interconnexió i interoperabilitat gratuïtes. De la mateixa manera, les solucions i plataformes de facturació electrònica pròpies de les empreses emissores i receptores han de complir els mateixos criteris d'interconnexió i interoperabilitat gratuïta amb la resta de solucions de facturació electrònica.

3. Durant un termini de quatre anys des de l'emissió de les factures electròniques, els destinataris poden sol·licitar-ne còpia sense incórrer en costos addicionals.

4. El receptor de la factura no pot obligar el seu emissor a utilitzar una solució, plataforma o proveïdor de serveis de facturació electrònica predeterminat.

5. Les empreses prestadores de serveis al públic en general d’especial transcendència econòmica, que agrupin més de 100 treballadors o que el seu volum anual d’operacions superi els 6.010.121,04 euros, han d'expedir i remetre factures electròniques en les relacions amb particulars que acceptin rebre-les o que les hagin sol·licitat expressament. No obstant, les agències de viatge, els serveis de transport i les activitats de comerç al detall només estan obligades a emetre factures electròniques en els termes que preveu el paràgraf anterior quan la contractació s'hagi dut a terme per mitjans electrònics.

6. Les empreses prestadores de serveis a què fa referència l'apartat anterior han de facilitar accés als programes necessaris perquè els usuaris puguin llegir, copiar, descarregar i imprimir la factura electrònica de forma gratuïta sense haver d'acudir a altres fonts per proveir-se de les aplicacions necessàries per a això.

Com podem ajudar-te des de Grup Carles?

Si tens dubtes sobre si estàs obligat a generar factures electròniques, com generar factures electròniques, necessites conèixer les sancions per incompliment de la normativa o necessites que t’elaborem i presentem les factures electròniques , contacta amb nosaltres.