La factura electrònica: Una oportunitat de transformació empresarial

[Actualització ABRIL 2025]

La implantació obligatòria de la factura electrònica es posposarà per als autònoms i petits empresaris, segons indica el nou projecte de reglament del Ministeri d’Economia.

A més, aquest reglament estableix altres obligacions addicionals, com la necessitat d’informar sobre l’estat de les factures – si han estat acceptades o rebutjades, i si s’ha efectuat el pagament complet -. No obstant això, el compliment d’aquestes obligacions també s’ajorna un any més per als autònoms i empreses amb ingressos inferiors a 8 milions d’euros. Per tant, aquest col·lectiu podria tenir fins al 2028 per adaptar-se completament a tots els requisits relacionats amb la factura electrònica.

Per a més informació, contacta amb el nostre equip d'assessors. 

______________________________________________________________________________________________________________________________

El juliol del 2021 es va publicar la llei de mesures de prevenció i lluita contra el frau fiscal, la coneguda com a Llei Antifrau. Aquesta llei estableix una sèrie de requisits que ha de complir el software de facturació de les empreses per garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat de les factures.

Aquesta llei i el seu posterior desenvolupament reglamentari estableixen també l’obligació de guardar el registre de factures, preservant les dades i impedint l’alteració d’aquestes anotacions, perquè puguin ser enviades electrònicament a l’AEAT (sistema d’emissió de factures verificables o sistema Verifactu).

Després d’anys d’espera, està previst que a partir de 2026 tant empreses com autònoms hagin de complir amb les obligacions que preveu aquesta llei, i, per tant, hauran de disposar de sistemes de facturació autoritzats i adaptats a la nova normativa per poder-ho fer. I això no és tot. El 2022 es va aprovar la coneguda com a llei “Crea y Crece”, en la que entre altres mesures es preveu l’obligatorietat de la factura electrònica en les transaccions en les quals intervinguin empresaris i professionals. Aquesta llei, que té pendent el seu desenvolupament reglamentari, comportarà la utilització obligatòria de la factura electrònica en un termini d’entre un i dos anys, en funció de la data definitiva d’aprovació.

En aquest entorn, és clar que d’aquí no massa temps, la factura electrònica formarà part del dia a dia de totes les empreses, grans i petites, d’aquest país. I és una necessitat per a les empreses que aspiren a créixer i adaptar-se als reptes del segle XXI. Els beneficis en termes de reducció de costos, eficiència, precisió, sostenibilitat i compliment normatiu són evidents.

- Reducció de costos operatius. Eliminant la necessitat de paper, impressió, enviament postal i emmagatzematge físic, per les que encara fan l’enviament en paper, les empreses poden reduir significativament les seves despeses operatives alliberant el personal de tasques administratives i donant-los l'oportunitat d'enfocar-se en activitats de major valor.

- Compromís amb la sostenibilitat. Reduir l'ús de paper té un impacte positiu en el medi ambient, un aspecte cada vegada més valorat per clients i socis comercials. Adoptar la factura electrònica posiciona les empreses com a organitzacions responsables i alineades amb els valors de sostenibilitat.

- Eficiència i agilitat en els processos. La facturació electrònica accelera el cicle de pagament en permetre l'enviament i recepció instantània de factures. L’Administració preveu igualment un control del pagament de les factures per garantir que es compleixen els terminis previstos a la llei. Aquest flux més ràpid millora la liquiditat i facilita la integració amb sistemes comptables, agilitzant la conciliació i el tancament financer.

- Major precisió i menys errors. La digitalització redueix els errors humans associats a l'entrada manual de dades, cosa que es tradueix en una comptabilitat més fiable.

- Accés i emmagatzematge simplificats. Les factures electròniques són més fàcils d'arxivar i recuperar en comparació amb els documents físics. Això no només estalvia espai, sinó que també agilitza l'accés a la informació en situacions com auditories o resolució de conflictes.

És innegable que la transició cap a la facturació electrònica implica reptes, com la inversió inicial en tecnologia o la capacitació del personal. No obstant això, aquests desafiaments s'han d'entendre com a oportunitats. Modernitzar els sistemes i formar l'equip no només prepara l'empresa per al present, sinó que la posiciona com un actor competitiu en un mercat cada vegada més digitalitzat. En aquest sentit, els ajuts previstos per l’administració en les modalitats del Kit Digital o del Kit Consulting poden ajudar a reduir els costos d’implantació. És el moment de fer el salt i aprofitar els avantatges que aquesta tecnologia pot oferir.