La factura electrónica: Una oportunidad de transformación empresarial

[Actualización ABRIL 2025]

La implantación obligatoria de la factura electrónica se pospondrá para los autónomos y pequeños empresarios, según se indica en el nuevo proyecto de reglamento del Ministerio de Economía.

Además, este reglamento establece otras obligaciones adicionales, como la necesidad de informar sobre el estado de las facturas —si han sido aceptadas o rechazadas, y si se ha realizado el pago completo—. No obstante, el cumplimiento de estas obligaciones también se aplaza un año más para los autónomos y empresas con ingresos inferiores a 8 millones de euros. Por tanto, este colectivo podría tener de plazo hasta 2028 para adaptarse completamente a todos los requisitos relacionados con la factura electrónica.

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En julio de 2021 se publicó la ley de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, la conocida como Ley Antifraude. Esta ley establece una serie de requisitos que debe cumplir el software de facturación de las empresas para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas.

Esta ley y su posterior desarrollo reglamentario establecen también la obligación de guardar el registro de facturas, preservando los datos e impidiendo la alteración de estas anotaciones, para que puedan ser enviadas electrónicamente a la AEAT (sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu).

Después de años de espera, está previsto que a partir de 2026 tanto empresas como autónomos deban cumplir con las obligaciones que prevé esta ley, y, por lo tanto, deberán disponer de sistemas de facturación autorizados y adaptados a la nueva normativa para poderlo hacer. Y esto no es todo. En 2022 se aprobó la conocida como ley “Crea y Crece”, en la que, entre otras medidas, se prevé la obligatoriedad de la factura electrónica en las transacciones en las cuales intervengan empresarios y profesionales. Esta ley, que tiene pendiente su desarrollo reglamentario, comportará la utilización obligatoria de la factura electrónica en un plazo de entre uno y dos años, en función de la fecha definitiva de aprobación.

En este entorno, de aquí no demasiado tiempo, la factura electrónica formará parte del día a día de todas las empresas, grandes y pequeñas, de este país. Y es una necesidad para las empresas que aspiran a crecer y adaptarse a los retos del siglo XXI. Los beneficios en términos de reducción de costes, eficiencia, precisión, sostenibilidad y cumplimiento normativo son evidentes.

• Reducción de costes operativos. Eliminando la necesidad de papel, impresión, envío postal y almacenamiento físico, para las que aún hacen envíos en papel, las empresas pueden reducir significativamente sus costes operativos liberando el personal de tareas administrativas y dándoles la oportunidad de enfocarse en actividades de mayor valor.
• Compromiso con la sostenibilidad. Reducir el uso del papel tiene un impacto en el medio ambiente, un aspecto cada vez más valorado por clientes y socios comerciales. Adoptar la factura electrónica posiciona las empresas como organizaciones responsables y alineadas con los valores de sostenibilidad.
• Eficiencia y agilidad en los procesos. La facturación electrónica acelera el ciclo de pago al permitir el envío y recepción instantánea de facturas. La Administración prevé igualmente un control de pago de las facturas para garantizar que se cumplan los plazos previstos a la ley. Este flujo más rápido mejora la liquidez y facilita la integración con sistemas contables, agilizando la conciliación y el cierre financiero.
• Menos precisión y menos errores. La digitalización reduce los errores humanos asociados a la entrada manual de datos, cosa que se traduce en una contabilidad más fiable.
• Acceso y almacenamiento simplificados. Las facturas electrónicas son más fáciles de archivar y recuperar en comparación con los documentos físicos. Esto no solo ahorra espacio, sino que también agiliza el acceso a la información en situaciones como auditorias o resolución de conflictos.

Es innegable que la transición hacia la facturación electrónica implica retos, como la inversión inicial en tecnología o la capacitación del personal. No obstante, estos desafíos se deben entender como oportunidades. Modernizar los sistemas y formar al equipo no solo prepara a la empresa para el presente, sino que la posiciona como un actor competitivo en un mercado cada vez más digitalizado. En este sentido, las ayudas previstas para la administración en las modalidades del Kit Digital o el Kit Consulting pueden ayudar a reducir los costes de implementación. Es el momento de dar el salto y aprovechas las ventajas que esta tecnología puede ofrecer.