IAE: quién está exento y qué hay que revisar cada año para no pagar de más

Muchas empresas y autónomos pagan cada año el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) sin revisar si siguen cumpliendo los requisitos de exención o si han cambiado los elementos que determinan la cuota.

Variaciones en la facturación, en la actividad o en las características del negocio pueden hacer que se esté pagando más IAE del necesario o, por el contrario, que no se esté cumpliendo correctamente con las obligaciones formales.

En esta guía práctica te explicamos cuándo hay que darse de alta en el IAE, quién está exento y qué conviene revisar cada año para evitar errores y costes innecesarios.

¿Cuándo hay que darse de alta en el IAE?

Inicio de una nueva actividad

Si comienzas una actividad nueva, ya sea porque acabas de constituir tu empresa o porque abres un nuevo negocio, es necesario que presentes una declaración de alta en el IAE, indicando el epígrafe que se ajuste a tu actividad.

Aunque este trámite es obligatorio, muchas empresas pueden acogerse a exenciones que les permiten no tributar por este impuesto.

¿Quién está exento de pagar el IAE?

Exención permanente

Tienen derecho a la exención, siempre que cumplan los requisitos legales:

• Autónomos y personas físicas que ejerzan actividades, sin tener en cuenta su facturación.

• Sociedades mercantiles con facturación inferior a 1 millón de euros durante el ejercicio anterior. Por ejemplo, para aplicar la exención en 2026, se debe considerar la facturación de 2024.

• Sociedades civiles y comunidades de bienes con facturación inferior a 1 millón de euros en el año previo al anterior (también se debe tener en cuenta el ejercicio 2024 para la exención de 2026).

Si tu empresa forma parte de un grupo mercantil, es necesario sumar la facturación de todo el grupo. Así, aunque tu empresa facture solo 500.000 €, no podrá aplicar la exención si el grupo tiene una facturación total de 20 millones.

Si desarrollas varias actividades, es necesario computar la facturación de todas, incluyendo las que se realizan en el extranjero y las que están exentas y no exentas del IAE.

Exención temporal

También existe una exención temporal que aplica a todas las empresas durante el año de inicio de la actividad y el año siguiente. Esta exención no se aplica si ya habías desarrollado la misma actividad bajo otra titularidad (por ejemplo, si aportas un negocio personal a una sociedad).

De este modo, una empresa puede tener simultáneamente actividades exentas y no exentas.

Cómo y cuándo se debe presentar el alta en el IAE

Declaración censal (modelo 036)

El alta se debe efectuar dentro del mes siguiente al inicio de la actividad.

Las personas físicas y las entidades con facturación inferior a 1 millón de euros pueden hacerlo presentando una declaración censal (modelo 036) en su oficina de Hacienda.

Modelo específico (modelo 840)

En otras situaciones (empresas con otras actividades que facturen más de 1 millón € o que no puedan acogerse a la exención), es necesario presentar el alta con modelo específico del IAE. El modelo y el lugar de presentación pueden variar en función de la actividad que vaya a desarrollar la empresa:

• Cuota municipal: Si se opta por una cuota de IAE municipal (porque la actividad solo se desarrollará en un municipio), se debe consultar cuál es la administración encargada de la gestión (Ayuntamiento, Diputación Provincial o Hacienda), ya que el modelo a presentar varía en cada caso.

• Cuota provincial o nacional: Es necesario presentar el alta en Hacienda con el modelo 840.

Comunicaciones pasados dos años

En diciembre del año posterior al inicio de la actividad:

• Si te diste de alta con modelo 036 y no superas 1 millón €, no es necesario comunicar nada. Si superas esta cifra, hay que enviar los elementos tributarios con modelo 840.

• Si te diste de alta con modelo 840, ya habías informado de los elementos tributarios. Pero si ahora cumples los requisitos de exención por facturación inferior a 1 millón €, hay que notificarlo a la AEAT.

Variaciones en los elementos tributarios

Los elementos que determinan el importe del IAE (como potencia de maquinaria, aforo o superficie del local) pueden cambiar con el tiempo, por lo que es fundamental revisarlos:

• Si la variación supera el 20%, es obligatorio presentar una declaración de variación en Hacienda.

• Si la variación es negativa, comunicarlo es voluntario, pero recomendable para reducir la cuota (por ejemplo, una disminución del 15%).

El plazo para comunicar estas variaciones es de un mes desde que se han producido y, generalmente, afectan a la cuota del año siguiente. Si no se hace dentro del plazo, aún se puede comunicar más tarde, aplicando la reducción en el año siguiente.