Els primers 90 dies: per què l'acollida d'un nou treballador és decisiva

La incorporació d'una nova persona a una empresa és molt més que un procés administratiu. És l'inici d'una relació professional en què es construeixen les primeres percepcions sobre l'organització, es comencen a establir vincles amb l'equip i s'adquireixen els coneixements necessaris per desenvolupar les funcions del lloc de treball.

En aquest context, des de la nostra experiència, els primers 90 dies constitueixen una etapa especialment rellevant. Una bona acollida pot facilitar l'adaptació, afavorir el sentiment de pertinença i establir les bases d'una relació laboral satisfactòria. Per contra, la manca d'informació, d'acompanyament o de claredat sobre les responsabilitats pot generar inseguretat i dificultar la integració. 

Què és un pla d'acollida?

Un pla d'acollida és el conjunt d'accions que una empresa planifica per facilitar la incorporació, adaptació i integració d'un nou treballador. Inclou aspectes com la preparació abans del primer dia, la definició de responsabilitats, l'acompanyament, el feedback i el seguiment dels primers mesos.

L'experiència del treballador comença abans del primer dia

Objectiu: preparar la incorporació i generar confiança.

L'experiència d'incorporació, també coneguda com a onboarding, no hauria de començar el dia que el nou treballador arriba a l'empresa. El període entre l'acceptació de l'oferta i la incorporació efectiva és una oportunitat per generar confiança i transmetre una primera imatge positiva de l'organització.

Durant aquesta etapa, és recomanable mantenir una comunicació fluida amb la persona, confirmar els aspectes pràctics de la incorporació i facilitar-li la informació necessària sobre l'horari, l'equip, les instal·lacions i els primers passos.

També convé assegurar que els recursos materials i tecnològics estiguin preparats i que el responsable directe conegui les necessitats de la nova incorporació. Aquests detalls contribueixen a evitar improvisacions i transmeten una sensació de professionalitat i organització. 

Els primers 30 dies: orientar i generar confiança

Objectiu: orientar, formar i generar confiança.

Durant el primer mes, la prioritat és facilitar que la persona conegui l'organització, comprengui les seves funcions i comenci a establir relacions amb els companys.

És important presentar-li l'estructura de l'empresa, els principals processos de treball, les eines que utilitzarà i les normes internes. Igualment, ha de disposar d'una descripció clara de les seves responsabilitats, les prioritats inicials i les expectatives del seu responsable.

Assignar una persona de referència o un company d'acompanyament pot ser especialment útil per resoldre dubtes quotidians i facilitar la integració informal en l'equip.

En aquesta fase, el seguiment hauria de ser freqüent. Les reunions breus amb el responsable permeten detectar dificultats, aclarir expectatives i evitar que petits dubtes es converteixin en obstacles per a l'aprenentatge.

Dels 30 als 60 dies: guanyar autonomia

Objectiu: augmentar progressivament l'autonomia.

Un cop superada la primera fase d'adaptació, la persona hauria de començar a assumir les seves responsabilitats amb més autonomia.

Durant aquest període, l'acompanyament continua sent necessari, però ha d'evolucionar progressivament. L'objectiu és que el treballador pugui aplicar els coneixements adquirits, gestionar tasques habituals i comprendre com es relaciona la seva feina amb els objectius de l'equip.

El feedback té un paper fonamental. Reconèixer els avenços, assenyalar els aspectes que cal millorar i oferir orientacions concretes permet ajustar el procés d'aprenentatge i reforçar la confiança.

Aquesta etapa també és una bona oportunitat per comprovar si les expectatives inicials coincideixen amb la realitat del lloc de treball. Si s'identifiquen diferències, és important abordar-les de manera oberta i constructiva.

Dels 60 als 90 dies: consolidar la integració

Objectiu: consolidar la integració i revisar els resultats.

Durant el tercer mes, el focus se situa en la consolidació de l'autonomia, l'avaluació de l'adaptació i la definició dels passos següents.

Una reunió formal de seguiment permet valorar el progrés respecte dels objectius inicials, identificar els coneixements que encara cal reforçar i recollir la percepció del treballador sobre la seva experiència d'incorporació.

Aquesta conversa no hauria de plantejar-se únicament com una avaluació del rendiment. També és important preguntar com s'ha sentit la persona, si ha rebut el suport necessari, si entén les prioritats del lloc i si considera que disposa dels recursos adequats per desenvolupar la seva feina.

Les respostes poden aportar informació valuosa per millorar el procés d'acollida i identificar aspectes de l'organització que requereixen atenció.

Resumim en aquesta taula les 4 fases del pla d'acollida del treballador/a: 

Un procés compartit entre Recursos Humans i els responsables

L'èxit de l'acollida no depèn exclusivament del departament de Recursos Humans. És un procés compartit que requereix coordinació entre diferents actors.

Recursos Humans pot dissenyar el procediment, preparar la documentació, coordinar les accions inicials i fer seguiment de l'experiència global. El responsable directe, per la seva banda, ha d'establir les prioritats, transmetre les expectatives del lloc, facilitar l'aprenentatge i oferir feedback.

L'equip també hi té un paper important: acollir la nova persona, compartir coneixements i facilitar que se senti integrada en la dinàmica de treball.

Per garantir la coherència, és recomanable disposar d'un pla d'acollida estructurat, amb accions definides, responsables assignats i moments de seguiment establerts. Aquest pla pot adaptar-se a les característiques de cada lloc de treball sense perdre uns estàndards comuns per a tota l'organització.

Com podem saber si l'acollida funciona?

Per valorar l'eficàcia del procés, les empreses poden utilitzar indicadors com ara:

• El grau de satisfacció de les noves incorporacions.
• El nivell de claredat sobre les funcions i les responsabilitats.
• La percepció de suport per part del responsable i dels companys.
• El temps necessari per assolir el nivell d'autonomia esperat.
• El grau d'assoliment dels objectius inicials.
• La permanència de les noves incorporacions durant els primers mesos.

Aquests indicadors s'han d'interpretar tenint en compte les característiques del lloc, la complexitat de les tasques i les circumstàncies de cada incorporació. La finalitat no és només mesurar resultats, sinó identificar oportunitats de millora. 

Una inversió en experiència i compromís

Una acollida ben planificada ajuda a reduir la incertesa, facilita l'aprenentatge i transmet a la nova persona que forma part d'un projecte en què la seva contribució és important.

A més, els primers mesos ofereixen a l'empresa una oportunitat per demostrar, a través de les seves pràctiques quotidianes, la coherència entre els valors que comunica i l'experiència que realment proporciona als treballadors.

Per això, l'acollida no s'hauria de considerar un tràmit que finalitza amb la signatura de la documentació o la presentació a l'equip.

És un procés d'integració que requereix planificació, seguiment i implicació.

En definitiva, els primers 90 dies no només serveixen perquè una persona aprengui a fer la seva feina, sinó també perquè comenci a entendre l'organització, construeixi vincles i trobi el seu lloc dins de l'equip. Invertir en aquesta etapa és invertir en una experiència de treball més coherent i en una relació professional amb millors bases per al futur.