La recuperació del deute

La recuperació del deute amb la política de gestió de cobraments

Realitzar una correcta gestió de cobraments és essencial per totes les empreses. Això és més evident en circumstàncies excepcionals com les actuals, a les que la tresoreria és el centre de qualsevol empresa i els gerents i propietaris s'adonen de la importància per la supervivència del negoci.

Sovint, aquesta tasca es converteix en una feina pesada per moltes d'elles, que han de lidiar amb clients que incompleixen els seus compromisos de pagament, comportant problemes financers pel seu negoci. Això pot afectar el seu creixement, ja que a vegades és necessari recórrer a fonts de finançament alternatives per poder continuar existint i, en els pitjors dels casos, poden ser arrossegats al tancament per falta de liquiditat.

Per aquest motiu,  és molt important que tota empresa compti amb una política de gestió de cobraments, que implementi metodologies que li permetin ser més efectiva i, en conseqüència, que pugui evitar la greu problemàtica que comporta la morositat.

A Grup Carles t’ajudarem a portar una correcta gestió de cobraments davant clients que incompleixin els seus compromisos de pagament aplicant una estratègia adequada en cada cas.

Què és la política de gestió de cobraments?

La gestió de cobraments fa referència a aquells tràmits necessaris que té una empresa per rebre i controlar els pagaments pendents dels diferents clients. Aquesta, forma part d'una de les àrees més importants de l'empresa, ja que el flux de despeses constant permet mantenir una bona i saludable economia de l'empresa.

No només els processos de cobrament o la recuperació d'aquestes formen part de la gestió de cobraments, sinó també el seguiment i control dels pagaments ja vençuts i les situacions en les quals els clients no hagin complert amb les seves obligacions financeres endarrerint els seus pagaments.

Una bona gestió de cobraments permet a les empreses

• Augmentar el seu flux de despeses
• Reduir els riscos
• Millorar la relació amb els seus clients

L'origen d'un impagament es pot deure a diversos motius i és primordial tenir-lo identificat per poder personalitzar la negociació en funció de cada cas. No és el mateix tractar amb un deutor al qual no li ha arribat la factura, que amb un que està passant dificultats o amb un altre que el que pretén és fugir-se i no pagar.

És important destacar, per tant, que els deutors no sempre es produeixen per motius de solvència. Documentar el deute i reunir tota la informació que acrediti l'import pendent, és imprescindible per iniciar la gestió de la seva recuperació. El gestor de cobraments és el responsable d'identificar la tipologia del deutor per definir quina estratègia convé seguir per aconseguir l'èxit de la manera més ràpida i beneficiosa possible.

És fonamental que tota empresa tingui el control i coneixement íntegre del cicle de cobraments. Només així, podran ser capaços de planificar i actuar amb antelació minimitzant possibles problemes, sobretot tenint en compte que el temps és un factor clau que no afavoreix al creditor. Davant la preinscripció d'un deute no hi ha res a fer. El deutor queda legalment eximit de l'obligació de pagar. D'aquí la importància de la figura del gestor de cobraments, que amb la seva actuació per interrompre aquesta prescripció.

Quines funcions té la gestió de cobraments? 

És molt important que l'empresa tingui en compte les diferents funcions de la gestió de cobraments que permetin la recuperació efectiva dels diferents pagaments pendents i efectuats.

• Control de deutes. La gestió de cobraments té com a objectiu principal tenir en compte els pagaments pendents de clients o proveïdors. Tenir el control dels pagaments permet efectuar un seguiment i evitar riscos d'impagaments.
• Planificació del pagament dels clients. Una previsió de cobraments impacte de manera positiva a la rendibilitat i la salut financera de l'empresa.
• Relació amb els clients. Mantenir una bona organització i seguiment de la gestió de cobraments permet reclamar als clients els pagaments atrassats que no s’han rebut a temps.
• Eines tecnològiques. L’ús d’eines tecnològiques com softwares i programes d’automatització de processos permeten optimitzar les funcions en gestió de cobraments, reduint el temps i recursos necessaris.

Com millorar la gestió de cobraments?

El procés de gestió de cobraments pot ser un procés lent i complicat a les empreses grans que necessiten el control i el seguiment d’un gran llistat de clients. Per això, des de Grup Carles et portem alguns consells per millorar aquesta gestió. 

Automatització de processos 

Automatitzar els processos i recursos permet optimitzar les tasques i reduir el temps de gestió de cobraments agilitzant pagaments, i conèixer l’estat dels cobraments dels clients.

Implementar una política clara i efectiva

Tenir una política clara i efectiva amb els terminis de pagament definits i amb les penalitzacions establertes evita els impagaments o endarreriments dels diferents pagaments. A més, permet a l’empresa conèixer el procés per afrontar la situació d’impagament.

Mantenir una bona comunicació amb el client

Una bona comunicació transparent i directa amb els clients evita possibles problemes d’impagament o endarreriment d’aquests.

Seguiment proactiu dels clients

Mantenir un bon seguiment dels clients permetrà a l’empresa saber com actuar davant possibles clients morosos per no perdre la seva confiança, entenent el motiu del seu impagament o evitant en el possible acudir a tercers i oferir solucions alternatives al pagament.

Oferir solucions o alternatives de pagament

Conèixer l'endarreriment del pagament d'un client permet a l'empresa prendre decisions i oferir solucions o alternatives al client, com podrien ser el cas del pagament fraccionat, que permet als clients evitar situacions incòmodes com la demora dels pagaments i la reclamació d'aquests per part de l'empresa.

Hi ha un proverbi de SunTzu que diu que el que és suprem a l'art de la guerra és sotmetre a l'enemic sense lliurar-li la batalla. Aplicat a la gestió de cobraments podríem dir que l'art de cobrar és aconseguir el pagament sense enfrontar-se al deutor, perquè una gestió eficient es tradueix en un estalvi de temps, de diners i en una major credibilitat i millor imatge per l'empresa.