La recuperación de la deuda

Realizar una correcta gestión de cobros es esencial para todas las empresas. Esto es más evidente en circunstancias excepcionales como las actuales, en las que la tesorería es el centro de interés de cualquier empresa y los gerentes y propietarios se dan cuenta de su importancia para la supervivencia del negocio.

A menudo, esta tarea se convierte en un trabajo pesado para muchas de ellas, que deben lidiar con clientes que incumplen sus compromisos de pago, comportando problemas financieros para su negocio. Esto puede afectar a su crecimiento, ya que a veces es necesario recurrir a fuentes de financiación alternativas para poder seguir existiendo y, en el peor de los casos, pueden ser arrastradas al cierre por falta de liquidez.

Por este motivo, es muy importante que toda empresa cuente con una política de gestión de cobros, que implemente metodologías que le permitan ser más efectiva y, en consecuencia, que pueda evitar la grave problemática que comporta la morosidad.

En Grup Carles te ayudaremos a llevar una correcta gestión de cobros ante clientes que incumplan sus compromisos de pago aplicando una estrategia adecuada en cada caso.

¿Qué es la política de gestión de cobros?

La gestión de cobros hace referencia a aquellos trámites necesarios que tiene una empresa para recibir y controlar los pagos pendientes de los diferentes clientes. Esta, forma parte de una de las áreas más importantes de la empresa, ya que el flujo de ingresos constante permite mantener una buena y saludable economía de la empresa. 

No solo los procesos de cobro o la recuperación de estos forman parte de la gestión de cobros, sino también el seguimiento y control de los pagos ya vencidos y las situaciones en que los clientes no han cumplido con sus obligaciones financieras retrasando sus pagos. 

Una buena gestión de cobros permite a las empresas:

• Aumentar su flujo de ingresos
• Reducir los riesgos 
• Mejorar la relación con sus clientes

El origen de un impago puede deberse a varios motivos y es primordial tenerlo identificado para poder personalizar la negociación en función de cada caso. No es lo mismo tratar con un deudor al que no le ha llegado la factura, que con uno que está pasando dificultades o con otro que lo que pretende es fugarse y no pagar.

Es importante destacar, por tanto, que los impagados no siempre se producen por motivos de solvencia. Documentar la deuda y reunir toda la información que acredite el importe pendiente, es imprescindible para iniciar la gestión de su recuperación. El gestor de cobros es el responsable de identificar la tipología del deudor para definir qué estrategia conviene seguir para conseguir el éxito de la forma más rápida y beneficiosa posible.

Es fundamental que toda empresa tenga el control y conocimiento íntegro del ciclo de cobros. Solo así, podrán ser capaces de planificar y actuar con antelación minimizando posibles problemas, sobre todo teniendo en cuenta que el tiempo es un factor clave que no favorece al acreedor. Ante la prescripción de una deuda no hay nada que hacer. El deudor queda legalmente eximido de la obligación de pagar. De ahí la importancia de la figura del gestor de cobros, que con su actuación puede interrumpir esta prescripción.

¿Qué funciones tiene la gestión de cobros?

Es muy importante que la empresa tenga en cuenta las diferentes funciones de la gestión de cobros que permitan la recuperación efectiva de los diferentes pagos pendientes y realizados.

• Control de deudas. La gestión de cobros tiene como objetivo principal tener en cuenta los pagos pendientes de clientes o proveedores. Tener un control de los pagos permite realizar un seguimiento y evitar riesgos de impagos.
• Planificación del pago de los clientes. Una previsión de cobros impacta de forma positiva en la rentabilidad y la salud financiera de la empresa.
• Relación con los clientes. Mantener una buena organización y seguimiento de gestión de cobros permite reclamar a los clientes los pagos retrasados que no se han recibido a tiempo.
• Herramientas tecnológicas. El uso de herramientas tecnológicas como softwares y programas de automatización de procesos permiten optimizar las funciones en la gestión de cobro, reduciendo el tiempo y recursos necesarios.

¿Cómo mejorar la gestión de cobros?

El proceso de gestión de cobros puede ser un proceso lento y complicado en empresas grandes que necesitan el control y seguimiento de un gran listado de clientes. Por ello, desde Grup Carles te traemos algunos consejos para mejorar esta  gestión.

Automatización de procesos

Automatizar los procesos y recursos permite optimizar las tareas y reducir el tiempo de la gestión de cobros agilizando los pagos, y conocer el estado de los cobros de los clientes.

Implementar una política clara y efectiva

Tener una política clara y efectiva con los plazos de pago definidos y con las penalizaciones establecidas evitan los impagos o retrasos de los diferentes pagos. Además, permite a la empresa conocer el proceso para afrontar la situación de impago.

Mantener una buena comunicación con el cliente

Una buena comunicación transparente y directa con los clientes evita posibles problemas de impago o retrasos en estos. 

Seguimiento proactivo de los clientes

Mantener un buen seguimiento de los clientes permitirá a la empresa saber cómo actuar ante posibles clientes morosos para no perder su confianza, entendiendo el motivo de su impago o evitar en lo posible acudir a terceros y ofrecer soluciones o alternativas al pago.

Ofrecer soluciones o alternativas de pago

Conocer el retraso del pago de un cliente permite a la empresa tomar decisiones y ofrecer soluciones o alternativas al cliente, como podrían ser el caso del pago fraccionado, que permite a los clientes evitar situaciones incómodas como la demora de pagos y la reclamación de estos por parte de la empresa.

Hay un proverbio de SunTzu que dice que lo que es supremo en el arte de la guerra es someter al enemigo sin librarle la batalla. Aplicado a la gestión de cobros podríamos decir que el arte de cobrar es conseguir el pago sin enfrentarse al deudor, porque una gestión eficiente se traduce en un ahorro de tiempo, de dinero y en una mayor credibilidad y mejor imagen para la empresa.